Pour organiser une réunion du personnel, une conférence avec un intervenant extérieur, une rencontre avec des partenaires, les sociétés ont l'habitude de louer une salle de réunion. Pour qu'une telle location rende vraiment service à l'entreprise, la recherche et le choix de la salle de réunion à louer doivent être faits selon la nature et l'objectif de la réunion. Découvrez dans cet article les étapes à suivre pour trouver une salle à louer et les services mis à disposition des locataires.
La location de salle de réunion peut avoir ses avantages
Louer une salle de réunion à l'extérieur de son entreprise est une bonne idée si vous devez organiser une séance de team building ou une conférence. Si vous organisez un séminaire avec des intervenants venant des 4 coins du pays, la location de salle de réunion vous permet de choisir un emplacement stratégique, neutre pour motiver toute l'équipe. Préférez dans ce cas un immeuble situé en centre-ville ou à proximité des aéroports ou des gares.
Si vous prévoyez une réunion avec le personnel de votre entreprise, louer une salle en dehors de l'entreprise permet aux employés de sortir du cadre habituel. C'est parfait pour stimuler la motivation et la créativité des participants. Cette solution est fortement recommandée lorsqu'il s'agit d'une réunion de brainstorming. Vous pouvez choisir un lieu insolite pour faire de votre réunion un moment mémorable dans la vie de l'entreprise. Dans tous les cas, vous avez la possibilité de choisir une salle qui répond à vos besoins. En effet, la salle est à choisir en fonction de l'événement à réaliser (réunion, conférence, exposition, débat), la date de la réunion, le nombre de participants et les équipements nécessaires. Si vous allez recevoir des collaborateurs, choisissez un cadre agréable et prestigieux pour faire bonne impression.
La plupart des salles de réunion sont déjà équipées. Elles peuvent disposer du matériel et du mobilier nécessaires pour votre réunion (table ronde ou rectangulaire, chaises, équipements informatiques pour la projection, etc.). Mais le plus grand avantage, c'est qu'à la fin de la réunion, tout le monde peut partir l'esprit serein, puisqu'il revient au propriétaire de remettre tout en ordre.
Où trouver une salle de réunion à l'extérieur de sa société ?
Si vous ne disposez pas d'une grande salle pour faire la réunion au sein même de votre entreprise, il faut louer une salle de réunion à l'extérieur. La location de salle de réunion doit se faire selon la taille de votre groupe, les activités que vous envisagez de faire (une projection, une visioconférence, etc.). La salle de réunion doit ainsi être adaptée aux objectifs et au programme de la réunion. Pour trouver la salle qui vous convient, vous pouvez chercher à proximité de votre entreprise une salle à louer. Vous pouvez aussi voir auprès des hôtels. Ils proposent presque toujours une salle de réunion pour leurs clients. Il vous est aussi possible de faire une location de salle de réunion auprès des sociétés comme Annexx Business Service. Ce dernier ne propose pas uniquement des espaces de coworking, mais également des salles de réunion, des bureaux et des entrepôts.
Si vous ne trouvez pas de salle à louer à proximité, vous pouvez effectuer une recherche sur Internet. Il y a une pléthore d'offres sur le web. Le plus dur est de choisir. Attention, certains prestataires sont plus sérieux que d'autres. Par conséquent, vérifiez la notoriété de la société en vous attardant sur les commentaires des autres clients. Choisissez les professionnels qui possèdent un site internet pour accéder facilement à leurs offres. Faites toujours une reconnaissance sur le terrain pour évaluer par vous-même la qualité des services et des infrastructures proposés. Prenez aussi le temps de comparer les offres sur le marché pour trouver le meilleur prix. Par ailleurs, demandez toujours les conditions de location et préférez signer un contrat pour éviter les mauvaises surprises. D'abord, ceci vous garantit une salle et des équipements conformes à ce qui a été écrit dans l'offre. Puis, la rédaction du contrat vous permet aussi de négocier les termes de la location. Si le propriétaire demande un paiement à l'avance ou un acompte, il est très important de tout noter dans le contrat. Le cas échéant, il faut toujours vous renseigner sur les modalités de paiement du loyer. Demandez toutes les informations relatives aux frais supplémentaires existants. Par exemple, le propriétaire facture en sus les chaises supplémentaires, l'utilisation d'un deuxième vidéoprojecteur, la mise en place d'un matériel de sonorisation, le dépassement de l'heure prévue pour la fin de la réunion, etc. Insistez également sur la possibilité d'annulation pour éviter de payer le prix fort. Certaines sociétés vous facturent jusqu'à 80% du frais d'annulation même si vous annulez 1 mois à l'avance.
Les services supplémentaires que peut offrir le loueur
Avant de réserver une salle de réunion, étudiez de près les services supplémentaires que le loueur peut vous proposer. Le loueur peut par exemple mettre à votre disposition des hôtesses d'accueil pour accueillir dignement vos invités. Il peut mettre son personnel à votre disposition pour vous aider à organiser la salle à votre convenance, à installer l'équipement nécessaire pour la réunion, à vous dépanner en cas de problème.
Ensuite, le propriétaire peut aussi offrir le petit-déjeuner pour une réunion matinale. Si vous souhaitez organiser un petit cocktail pour le personnel, les clients et les collaborateurs, vérifiez que le propriétaire peut mettre à votre disposition des plateaux de repas, des verres, etc. Voyez aussi s'il peut mettre à votre disposition des serveurs pour servir les repas et les boissons. Ils organiseront les tables, la mise en plateaux des cocktails et le service au cours de la réunion. En tout cas, dans la plupart des cas, le petit-déjeuner peut être compris dans le tarif de la location. Le cocktail pour sa part représente un coût supplémentaire. Mais dans ce cas, le service est offert par le propriétaire. Mais vous pouvez aussi vous occuper vous-même du menu et des boissons en faisant appel à un service traiteur externe. Dans tous les cas, il faut préciser tout cela lors de la réservation. Des frais supplémentaires peuvent en effet être facturés par le propriétaire comme le droit au bouchon.
Enfin, voyez s'il est possible de négocier des prestations particulières auprès de la société. Pour les entreprises agroalimentaires ou les restaurants gastronomiques par exemple, informez-vous s'il est possible d'organiser une petite vente ou des séances de dégustation à la fin de la réunion.
À la fin de toutes les activités, il appartient au propriétaire de remettre en place la salle, le rangement des équipements jusqu'au nettoyage de la salle. C'est d'ailleurs l'un des grands avantages de la location de salle de réunion. Tous les clients, les collaborateurs et les employés peuvent tranquillement quitter les lieux à la fin de la réunion.
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